Ako želiš da napreduješ u svom poslu ili karijeri, moraš više pažnje posvetiti svojoj pisanoj komunikaciji. Dobra komunikacija je pola posla. Osiguravanje da drugi razumiju poruke, koje im prenosiš pomaže ti da dobiješ željeni odgovor. Hajde da razgovaramo o nekim načinima na koje možeš bolje komunicirati u pisanoj formi.
Identifikuj cilj
Šta pokušavaš postići porukom? Važno je da to prepoznaš na početku, kako bi mogao/la artikulisati svoje misli u tom smjeru. Efikasnim pisanjem, možeš navesti ljude da lako otvaraju i čitaju tvoje mejlove.
Napisana poruka bez jasnog cilja na umu, znači da ćeš imati stranicu sadržaja bez da kažeš išta konkretno. Sadržaj tvoje poruke može zavarati primaoca, ako ne shvatiš svoj cilj.
Uđi u kožu čitaoca
Pisana komunikacija je promašena, ako primalac nema potrebne pozadinske informacije ili kontekst da razumije poruku koju čita. Ako nekome pišeš i spomeneš stvari koje ne zna, on će biti izgubljen. Stavi se u kožu čitaoca dok sastavljaš svoju poruku. Koliko on zna o toj temi? Da li su mu potrebne osnovne informacije ili kontekst?
Razumijevanje stanja uma čitaoca u vezi sa temom, takođe ti pomaže da odabereš prave riječi i ton za prenošenje poruke.
Zabilježi ideje
Nakon što odlučiš da napišeš poruku, počni se unaprijed pripremati za nju tako što ćeš zabilježiti ideje, koje ti padaju na pamet. Budući da ne možeš kasnije povući napisano, i da se ne bi desilo da moraš slati dodatne mejlove kada se nečega sjetiš, unaprijed zabilježi sve svoje ideje kako bi bile uključene odmah u tvoju poruku. Možeš uvijek nositi rokovnik sa sobom i u njega bilježiti bitne stavke.
Jasnost i jednostavnost
Najefikasnija pisana komunikacija je jasna i jednostavna. Sada nije vrijeme da impresioniraš čitaoca velikim riječima i gramatičkim izrazima. Mnogi ljudi nemaju vremena da čitaju duge mejlove. Postoji tendencija da želimo da izgledamo inteligentno uz upotrebu otmjenih riječi, ali to je kontraproduktivno u pisanoj komunikaciji. Zapamti, nećeš biti fizički prisutan kada čitalac pročita poruku. Dakle, ne možeš razjasniti stvari koje zbunjuju čitaoca.
Ispravljaj greške
Čitanje poruka sa gramatičkim greškama i greškama u kucanju je problematično. Poštedi primaoca neugodnosti, tako što ćeš temeljno ispraviti svoje poruke prije nego što ih pošalješ.
Odoli porivu za slanjem poruka u žurbi. Bez obzira na to koliko je nešto hitno, odvoji vrijeme da ga urediš. U porukama može biti nepotrebnih riječi, izraza i grešaka. Ako još jednom prekontrolišeš tekst, možeš izbjeći ružan utisak, koji ostavlja nepismena poruka. Ako imaš reputaciju nekoga ko šalje poruke sa greškama, ljudi će nerado čitati tvoje poruke. Oni će odugovlačiti sa čitanjem sve dok ne steknu mentalnu snagu da izdrže stres, koji im uzrokuje čitanje tvog sadržaja.
Izvor: makeuseof.com
