Kompetitivnost koja karakteriše poslovni svijet današnjice čini da kompanije daju na značaju svakom segmentu svog poslovanja ne bi li unaprijedile svoj performans. Poslodavci tako danas mnogo više ulažu u izgradnju kolektivnog duha i razmatraju različite načine na koje bi mogli doprinijeti produktivnosti zaposlenih, odnosno njihovim rezultatima i rezultatima kompanije uopšte. Poslovni prostor samim tim postaje veoma bitno sredstvo unapređivanja poslovanja, jer njegovim adekvatnim uređenjem doprinosimo kako produktivnosti zaposlenih, tako i imidzu kompanije, tačnije uspješnosti poslovnih saradnji i utisku koji kompanija ostavlja na klijente. U narednim redovima ćemo se stoga pozabaviti pitanjem uređenja i organizovanja poslovih prostora, odnosno izdvojiti osnovne stavke koje bi pri njihovom opremanju trebalo da imamo na umu zarad što veće produktivnosti i što boljih rezultata.
Konkretna namjena svake prostorije
Kada govorimo o poslovnom prostoru, jasno je da u većini slučajeva govorimo o zasebnoj prostoriji za prijem klijenata ili saradnika, prostoriji za sastanke, kao i kancelarijama i sporednim prostorijama za skladištenje potrošnog materijala i rezervne opreme za rad. Prilikom uređenja ovih prostorija važno je, dakle, imati na umu namjenu svake od njih. Sam ulaz sa prijemnim pultom bi trebalo urediti tako da je prostor uredan, moderno i minimalistički opremljen, čime ćemo ostaviti dobar utisak kako na klijente, tako i na poslovne saradnike. Kada su sale za sastanke u pitanju, u fokusu treba biti oprema za prezentovanje, kao i adekvatan raspored i broj mjesta za sjedenje, dok sam prostor kancelarije treba urediti spram broja zaposlenih i zahtjeva njihovih radnih pozicija, a sa maksimalnom produktivnošću kao osnovnim ciljem. Ukoliko prilikom uređenja prostorija za rad prije svega razmišljamo o njihovoj konkretnoj namjeni i cilju koji želimo da postignemo uklapanjem određenih elemenata enterijera, nesumnjivo ćemo biti na pravom putu da maksimalno iskoristimo potencijale prostora koji imamo na raspolaganju.
Opremimo prostor sredstvima za rad
Ključna stavka koju ne smijemo zanemariti prilikom opremanja poslovnog prostora jesu sredstva za rad, kojih ne bi smjelo da manjka. Nedostatak sredstava za rad ostavlja izuzetno negativan utisak među saradnicima i klijentima, a prije svega predstavlja problem iz razloga što koči radne procese. Pobrinimo se da sav kancelarijski materijal imamo u rezervama, koje će biti dostupne svim članovima kolektiva koji ga koriste za rad. Računari i računarska periferija danas predstavljaju neophodnost za većinu radnih mjesta, te ne treba da štedimo na ovom koraku opremanja radnih prostorija, budući da će adekvatna i kvalitetna računarska oprema biti od izuzetnog značaja za automatizaciju određenih procesa i razmjenu podataka unutar kolektiva i u komunikaciji sa eksternim saradnicima. Kada je u pitanju skladištenje kancelarijskog materijala, ovo možemo riješiti tako što ćemo odvojiti jednu prostoriju koja će biti pregledna ili tako što će svaki zaposleni moći da ima rezerve materijala za sebe u okviru svog radnog stola ili u neposrednoj blizini svoje radne površine.
Učinimo kancelarije funkcionalnim
Kako je funkcionalnost jedan od najvažnijih kriterijuma kada je opremanje kancelarije u pitanju, imajmo na umu da je ovo moguće postići pažljivim promišljanjem enterijera i negovanjem minimalističkog pristupa njegovom uređenju i opremanju. Funkcionalnost enterijera vrlo efikasno zamijenjuje njegovu prostranost, tačnije učinivši prostor funkcionalnim doprinosimo produktivnosti zaposlenih no ukoliko im obezbjedimo kancelariju velike kvadrature. Namještaj je važno uklapati tako da kancelarijske stolice budu prilagođene radnim stolovima, ne bi li pravilno držanje tijela bilo u potpunosti podržano. Udobnost u ovom smislu je veoma važna za postizanje produktivnosti. S druge strane, funkcionalan prostor koji broji više od jednog zaposlenog jeste prostor u kojem oni zaista mogu slobodno da funkcionišu, ne ometajući jedni druge. Ovo znači da je potrebno osmisliti prostor tako da svaki zaposleni ima pristup izlazima, kao i prilaz svim dijelovima kancelarije koje bi eventualno trebalo da koristi pri radu, a da njegova radna površina bude istovremeno dovoljno široka da na njoj može slobodno da manipuliše svim sredstvima za rad.
Neka dekoracija ide u prilog produktivnosti
Sama dekoracija radnog prostora nije nešto što nam se u prvi mah čini relevantnim za tempo i tok radnih procesa i produktivnost zaposlenih. Ovakvo viđenje je, naime, sasvim pogrešno i činjenica je da dekorativni elementi mogu u velikoj mjeri doprinijeti produktivnosti, ali je i narušiti ukoliko su u prostor neadekvatno implementirani. Kao što smo ranije u tekstu pomenuli, minimalizam je stil ka kojem bi trebalo težiti prilikom uređenja poslovnog prostora, budući da su dobra organizovanost, urednost, tačnost i modernost odlike poslovanja koje želimo da prikažemo saradnicima i klijentima.
S druge strane, minimalsitiči pristup dekoru će ići u prilog i funkcionalnosti prostora, a takođe estetski elementi neće predstavljati distrakciju zaposlenima u toku rada ukoliko se pobrinemo da oni budu diskretni. Prilikom dekorisanja prostora, trebalo bi uzeti u obzir i efekat boja na produktivnost, odnosno teoriju koja govori o plavoj boji kao boji koja uliva povjerenje, narandžastoj koja šalje poruku o kvalitetu i zelenoj koja opušta. Najsrećnije dekorativno rješenje za sve poslovne prostore, nezavisno o dominantnom stilu enterijera, jesu saksijske biljke, koje imaju dvojaku ulogu, kao dodatni izvor kiseonika i kao estetski momenat u svakoj prostoriji.
Ukoliko planiramo izgled i organizaciju poslovnog prostora, treba imati na umu da svim njegovim elemetima zapravo podstičemo poslovni uspjeh. Ne treba se previše oslanjati na ono što lično našem oku najviše prija, već treba razmišljati šire i praviti izbore koji idu u korist funkcionalnosti prostora, produktivnosti kolektiva i imidžu poslovanja.
Autor teksta: Velibor Živkov
