Jednostavna metoda koja mijenja način na koji organizuješ dan
Postoje dani kada od jutra ne prestaješ da radiš, a uveče ipak imaš osjećaj da najvažnije stvari nisu ni dotaknute. Odgovaraš na poruke, završavaš sitnice, prelaziš s jednog zadatka na drugi i neprimjetno trošiš sate na sve ono što je usput iskrslo. Problem nije uvijek u manjku vremena. Ponekad je u tome što dan počinjemo bez jasne ideje o tome šta zaista zaslužuje našu pažnju.
Zato nam ne treba nužno još jedna aplikacija, detaljniji planer ili nova jutarnja rutina koja zahtijeva dodatnih pola sata. Ponekad je korisnije vratiti se metodi koja je nastala mnogo prije digitalnih kalendara i beskonačnih lista obaveza. Zove se Ivy Lee metoda, a njena najveća prednost krije se u jednostavnosti: umjesto da pokušavaš da uradiš sve, unaprijed odlučuješ šta je najvažnije.
Šest zadataka koji mijenjaju perspektivu
Metoda je dobila ime po američkom konsultantu za poslovnu organizaciju, koji je početkom 20. vijeka radio s rukovodiocima velikih kompanija. Ivy Lee metoda ne počiva na komplikovanom sistemu planiranja, već na ograničavanju broja dnevnih prioriteta.
Pravilo je jednostavno: na kraju radnog dana zapiši šest zadataka koje želiš da završiš sutra. Poredaj ih prema važnosti, od prvog do šestog. Kada naredni dan počne, posveti se prvom zadatku i nemoj prelaziti na sljedeći dok ga ne završiš ili ne odrediš konkretan korak koji zahtijeva nastavak rada.
Kada završiš prvi, prelaziš na drugi i tako redom. Ako ti na kraju dana nešto ostane na listi, procijeni šta je i dalje važno i prenesi to u plan za sutra, uz nove prioritete.
Na prvi pogled, teško je povjerovati da tako jednostavan postupak može napraviti razliku. Ipak, njegova vrijednost nije u samom zapisivanju obaveza, nego u odlukama koje donosiš prije nego što dan počne. Umjesto da svakih pola sata iznova procjenjuješ čime bi trebalo da se baviš, već imaš polaznu tačku.
Zašto nas stalna zauzetost ne čini nužno produktivnijima?
Lista obaveza lako se pretvori u spisak svega što nas čeka, bez razlike između onoga što zaista pomjera stvari naprijed i onoga što samo stvara utisak aktivnosti. Odgovoriti na nekoliko poruka, provjeriti elektronsku poštu i završiti sitan administrativni posao često je jednostavnije nego započeti zahtjevan projekat. Zbog toga upravo takve aktivnosti mogu dobiti prednost, iako nisu ono što nam je najvažnije.
Ivy Lee metoda uvodi mali, ali koristan otpor toj navici. Kada unaprijed odrediš redoslijed, manje je prostora za impulsivno biranje lakših zadataka. Istovremeno, ograničenje na šest stavki tjera te da razmisliš šta zaista može stati u jedan radni dan.
Tu je i pitanje pažnje. Svaki put kada prekineš jedan posao da bi započela drugi, potrebno je ponovo se usmjeriti na ono što radiš. Rad na jednom zadatku u datom trenutku može smanjiti takva prebacivanja i olakšati koncentraciju, naročito kada je riječ o poslovima koji zahtijevaju više razmišljanja.
Kako da metodu prilagodiš svom ritmu?
Ne moraš je primjenjivati isključivo na poslu. Ako pokušavaš da uvedeš više reda u svakodnevicu, lista može uključivati i privatne obaveze, vrijeme za trening, učenje ili rad na projektu koji stalno odgađaš.
Ipak, šest zadataka nije kvota koju moraš ispuniti po svaku cijenu. Ako imaš sastanke, nepredviđene obaveze ili posao čiji se prioriteti mijenjaju iz sata u sat, plan treba da bude dovoljno fleksibilan da to prihvati. Važno je i da zadaci budu konkretni. Umjesto da napišeš „rad na projektu“, odredi šta tačno želiš da završiš: napisati uvod, pripremiti prezentaciju ili poslati završnu verziju dokumenta.
Za početak ti je dovoljno pet minuta na kraju radnog dana. Bez ukrašavanja planera i traženja savršenog sistema, zapiši ono što je važno, odredi redoslijed i ostavi ostatak za kasnije.
Ivy Lee metoda neće smanjiti broj obaveza niti će svaki dan učiniti savršeno organizovanim. Može, međutim, pomoći da jasnije vidiš razliku između onoga što je hitno, onoga što je važno i onoga što samo traži tvoju pažnju. A ponekad je upravo ta razlika ono što ti nedostaje da bi dan završila s osjećajem da si uradila nešto što zaista znači.
Naslovna fotografija: @josefinevogt
Prati nas
