Ultra Kreativno

6 savjeta za pisanje što efikasnijih e-mailova

Elektronska pošta je i dalje kraljica poslovne komunikacije. Istraživanja potvrđuju da će do 2020. godine, ukupan broj korisnika e-mailova dostići 3 milijarde. To je gotovo polovina svjetske populacije. Iako svakodnevno napišemo bar 10, ako nije napisana profesionalno, nema koristan sadržaj, strukturu ili ima pogrešan ton, može doći do pogrešnog tumačenja poruke. Donosimo ti 6 savjeta kako da izbjegneš greške i napišeš savršenu elektronsku poruku.
Photo by Glenn Carstens-Peters on Unsplash
Potrudi se da naslov bude smislen i jasan

Nejasan i komplikovan naslov poražava svrhu elektronske pošte. Vrijeme je najvrijednija valuta u poslovnom svijetu, tako da će email sa jasnim naslovom biti veoma cijenjen, jer će primaocu uštediti vrijeme. Najbolja praksa uključuje pisanje jasne poruke bez okolišanja, što je i smisao elektronske pošte.

Obrati se odgovarajućim pozdravom

Kada je u pitanju profesionalno pisanje elektronske pošte, obraćanje primaocu bilo njegovim imenom ili njegovom titulom je od vitalnog značaja, kako bi se privukla njegova pažnja. Započinjanje poruke sa “ćao”, djeluje veoma neprofesionalno, posebno ako se obraćate nadređenima ili supervizorima. Neformalni pozdravi su prihvatljivi, ako se obraćaš prijatelju ili osobi koju lično dugo poznaješ.

Početak poruke treba biti direktan i svrsishodan

Od samog početka navedi svrhu poruke. Potrudi se da bude direktno i privlačno, kako bi primalac nastavio da čita. Ako to učiniš, uštedićeš im vrijeme za razumijevanje poruke i povećati šanse za odgovor.

Foto: Unsplash
Pozitivan ton

Pisanje pozitivnim i profesionalnim tonom će osigurati da primalac razumije poruku, bez nejasnoća. Čak i kada je informacija negativna, neka ton bude neutralan i fokusiran na akciju, koja može dovesti do poboljšanja rezultata. Potrudi se da tvoja poruka, nikad ne okrivljuje i povređuje nikoga. Prekritične poruke mogu da uvrijede čitaoca i da ga isprovociraju, da odgovori uvredljivim tonom ili da zanemari poruku.

Konstruktivan završetak poruke

Elektronske poruke bi uvijek trebale da završe tonom, koji ostavlja dobar utisak. Odlično napisana poruka može da izgubi na vrijednosti, ako propusti pozitivan i svrsishodan završetak. Rečenice poput “hvala za vaše vrijeme” ili “ako imate pitanje slobodno me kontaktirajte” odražavaju tvoju ljubaznost i sposobnost da budeš u kontaktu sa primaocem. Čak i u nedostatku odgovora, ljubazan završetak poruke će pomoći, ako ponovna komunikacija bude potrebna.

Pregledaj i lektoriši elektronsku poruku

Najveća greška bi bila poslati poruku, čim je napišeš. Ništa ne kvari utisak kao poruka puna gramatičkih i pravopisnih grešaka. Zato pažljivo pročitaj elektronsku poruku i pregledaj sve greške. Opušteno slanje poruka, oblikovalo je naš um do te mjere, da smo zaboravili da svaka riječ ima težinu.

Ovi savjeti mogu zvučati jednostvano, ali ako ih se pridržavaš mogu dovesti do velikih rezultata. Vještina pisanja jedna je od najpoželjnijih osobina u korporativnom svijetu. Dakle vježbaj i radi na sposobnosti pisanja jasne i uvjerljive elektronske pošte. To ne samo da će ti pomoći da bolje komuniciraš, već ćeš steći i poštovanje među radnim kolegama.

Srećno!

 

Izvor: msn.com

Slični članci

10 savjeta kako da napraviš savršenu fotografiju hrane

Ultra magazin

Berlinski noćni klub pretvoren u ogromno umjetničko djelo

Ultra magazin

Pogledaj kako izgleda Pantone boja godine u prirodi

Ultra magazin